신뢰도 높이는 비즈니스 이메일 작성요령

 

 최근 트위터, 페이스북과 같은 SNS의 기능이 다양화되면서 SNS를 이용해 업무를 보고 비즈니스 커뮤니케이션을 하는 경우가 일상화되었다. 하지만 간단한 의사 전달을 넘어 비즈니스 문서 및 상세한 업무 내용을 전달할 경우에는 아직까지 이메일을 사용하는 것이 일반적이다.

 

사회생활을 처음 시작한 신입사원의 경우 비즈니스 메일의 기본적인 매너를 지키지 못하여 본인의 인성과 업무 능력까지 의심받는 경우가 종종 있다. 어떻게 하면 자신의 업무능력을 돋보이면서 신뢰도까지 쌓을 수 있는 비즈니스 메일을 작성할 수 있는지 알아보자.

 

 

 

 

(1) 수신인의 이름을 등록하라. 

업무와 관련된 메일을 주고받는 사람은 메일 주소록에 정확한 이름과 직함을 등록한다. 수신자, 참조(CC)에 정확한 이름과 직함을 사용하는 것이 메일 오발송의 위험도 줄이며 받는 사람으로 하여금 나에게 정확히 발송된 메일이라는 것을 알 수 있다.


또한 내부적으로 사용하는 직함, 개인적으로 사용하는 별명 등을 주소록에 등록해 두는 경우 외부로 그대로 발송하는 실수가 발생하곤 하니 주소록 관리는 외부 발송 기준으로 작성한다.

 

 

(2) 관련된 사람들에게 CC를 넣어라

업무의 특성에 따라 cc(참조) 및 bcc(숨은 참조)를 활용하지 않는 경우가 있다. 이런 경우는 누군가와 업무를 전혀 공유하지 않는 특별한 경우에만 해당하며 팀 또는 상사와 업무를 진행, 보고하는 경우 cc 및 bcc는 서로의 업무를 파악하는데 절대적으로 필요한 요소이다.


특히 상사에게 업무 진행 상황에 따른 중간보고를 하지 않고 메일 참조 만으로도 업무 진행 과정을 충분히 알릴 수 있고 실수를 줄이는 방법이니 가능한 관련된 모든 사람에게 cc를 하는 것을 부끄러워하지 마라. 

 

(3) 메일 본문은 비즈니스 문서의 축소판이다
본문의 첫 문단은 간단한 인사말과 함께 보내는 사람의 이름과 소속을 작성한다. 수신 메일의 단순한 전달 및 파일 전달을 위한 내용이 없는 메일이라 하더라도 간략한 이름 및 메일을 발송하는 목적을 명시하는 것이 메일을 보내는 자의 매너라 할 수 있다.

 

<예>
- 000대표님.
안녕하세요. 일전에 인사드린 다이퀘스트의 000입니다.
갑자기 더워진 날씨에 어떻게 지내시는지요?


본격적으로 업무의 내용을 본문에 작성할 때에는 편지와 수필 같은 서술형보다는 전달하고자 하는 내용을 번호 및포인트로 정리하여 보내는 것이 바쁜 업무처리 시 해당 내용만 찾아보기 수월하다.

 

신입사원이 메일 작성 시 가장 많이 하는 실수가 파일 첨부이다. 하루에 수십 통의 메일이 오가는 상황에서 일정 용량을 초과한 첨부 파일을 아무 동의 없이 보내는 것은 업무에 큰 불편을 끼칠 수 있다.
파일은 최대한 압축하고 사진 파일의 같은 경우 리사이즈를 하여 발송하는 것이 좋으며 부득이하게 대용량 파일을 전달해야 할 경우 웹하드와 같은 대용량 메일 서비스를 이용하는 것이 수신자의 메일 용량에 부담이 가지 않는다.

 

또한, 첨부 파일이 여러 개인 경우 첨부 파일의 개수와 파일 제목 등을 기재해 전달 항목을 정확히 명시한다.

 

- [첨부 파일] 1. 제안서 2. 참고이미지 zip파일 3. 견적서 (총 3개)

 

올바른 한글 사용이 이슈화되면서 업무 메일에서 과한 이모티콘 및 신조어 등의 남용은 많이 줄어들었다. 그러나 친분이 있는 사이라던가 윗사람이 아랫사람에게 메일을 보내는 경우, 사내 전달 메일에도 과한 구어체 및 반말 표현은 언제 어느 상황에서 메일이 재사용될지 모르는 상황을 대비해 주의가 필요하다.

 

(4) 메일은 내 얼굴과도 같다

메일은 또다른 내 명함이 될 수 있다. 이메일을 통해 자신을 가장 명확하게 나타내는 것은 메일 마지막 서명일 것이다. 서명에는 메일 발송자에 대한 소속, 직급, 연락처 등의 기초 정보를 필수적으로 기재하고 최근에는 이미지, 짧은 문구 등을 이용해 자신을 표현하는 경우도 많아지고 있다.

 

(5) 띄어쓰기, 오타, 문장 바꿈 등 최종 확인 후 발송버튼을 누르자

아무리 공들여 쓴 메일이라 할지라도 띄어쓰기, 오타 등의 기초적 실수가 있다면 비즈니스 문서의 신뢰성은 급격히 떨어진다. 무심코 쓰는 약어 표현은 없는지, 내부 용어를 사용하여 수신자로 하여금 이해가 안 되는 부분이 있지 않은지 등 최종 검토 후 발송 버튼을 누르는 습관을 들이도록 하자.

 

# # #